מחיקת חשבון ובקשות נושאי מידע

מימוש זכויות ביחס למידע אישי וסגירת חשבון מתבצעים אצלנו באמצעות תהליך מסודר מבוסס-בקשה. כל בקשה נקלטת, מאומתת זהותית ונבדקת ידנית על ידי הצוות האחראי, ולאחר מכן מבוצעת תוך פרק הזמן הקבוע בדין. גישה זו מבטיחה שמידע יימחק או יתוקן רק לבקשת הגורם המוסמך לכך, ובכפוף לחובות השמירה החלות עלינו.

להלן שלבי התהליך הכלליים:

1. הגשת בקשה בכתב לכתובת ייעודית או דרך נקודת הכניסה הייעודית במערכת.
2. אימות זהות המבקש וסמכותו (למשל, האם מדובר במנהל החשבון של המרפאה או ביחיד שהמידע נוגע אליו).
3. בדיקה ידנית של היקף הבקשה, לרבות זיהוי מידע שחלה עליו חובת שמירה על פי דין.
4. ביצוע הבקשה — מחיקה, תיקון, מתן עיון או ייצוא — ומתן מענה כתוב למבקש.
5. תיעוד הטיפול בבקשה ביומני הביקורת של המערכת.

תהליך זה חל בנפרד על שני סוגי בקשות: בקשות של לקוחות עסקיים (מרפאות) לסגירת חשבון, ובקשות של יחידים למימוש זכויותיהם לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ‟א-1981.

לקוח עסקי (מרפאה) הוא בעל המידע (Controller) ביחס למידע המטופלים שלו, והחברה משמשת מעבד מידע (Processor) בלבד, בהתאם להסכם עיבוד המידע. על כן, סגירת חשבון מרפאה וייצוא המידע מבוצעים על פי הוראת המרפאה ובאחריותה.

ייצוא מידע לפני סגירה

טרם סגירת החשבון אנו ממליצים למרפאה לייצא את מלוא המידע שברשותה. ניתן לייצא רשומות מטופלים, תיקי טיפול, חשבוניות וקבצים מצורפים בפורמטים נפוצים הניתנים לקריאה. לאחר קבלת בקשת סגירה אנו מעמידים לרשות המרפאה חלון זמן סביר להשלמת הייצוא בטרם תחל מחיקת המידע.

אופן הגשת בקשת סגירה

בקשה לסגירת חשבון מרפאה תוגש על ידי מנהל המרפאה (clinic_admin) לכתובת privacy@clinicaos.co.il, או באמצעות נקודת הכניסה הייעודית בהגדרות החשבון במערכת. אנו נאמת כי הבקשה הוגשה על ידי גורם מוסמך במרפאה לפני ביצועה.

חובות שמירה המעכבות מחיקה מלאה

גם לאחר סגירת החשבון, חלקים מן המידע אינם נמחקים מיד אלא נשמרים לתקופות הקבועות בדין. בכלל זה:

• מסמכים חשבונאיים ומסמכי מס (חשבוניות, קבלות, רישומי תשלום) — נשמרים בהתאם לחובת שמירת רשומות לפי דיני המס בישראל ולהוראות ניהול ספרים, לתקופה של עד שבע שנים (ולעיתים יותר) מתום שנת המס הרלוונטית.
• רשומות רפואיות ותיעוד טיפול — כפופים לחובות שמירת הרשומה הרפואית החלות על מרפאות בישראל; מידע זה נשמר לתקופות הקבועות בדין גם אם החשבון נסגר, והמרפאה כבעלת המידע אחראית לעמידתה בחובות אלה.
• מידע הנדרש לצורך הגנה מפני תביעות, בירור מחלוקות או עמידה בדרישת רשות מוסמכת — נשמר עד לתום התקופה הנדרשת.

יחיד שהמידע האישי שלו מעובד באמצעות השירות רשאי לממש את הזכויות המוקנות לו לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ‟א-1981, לרבות תיקון 13 לחוק. הזכויות כוללות:

• **זכות עיון (סעיף 13 לחוק):** לקבל מידע על פרטים אישיים המוחזקים אודותיו במאגר.
• **זכות תיקון (סעיף 14 לחוק):** לבקש לתקן, להשלים או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן.
• **זכות למחיקה:** לבקש את מחיקת המידע האישי, בכפוף לחובות השמירה החלות על פי דין.
• **חזרה מהסכמה (סעיף 8ג לתיקון 13):** לחזור בו מהסכמה שנתן לעיבוד המידע, וזאת ללא פגיעה בחוקיות העיבוד שבוצע קודם לכן.
• **הסרה מדיוור ישיר (סעיף 17ו לחוק):** לבקש את הסרתו מרשימת תפוצה לצורכי דיוור ישיר.

ככל שהמידע מעובד על ידי החברה בשם מרפאה (כבעלת המידע), נפנה את הבקשה למרפאה הרלוונטית ונסייע לה במימוש הזכות בהתאם להסכם עיבוד המידע. ככל שהחברה היא בעלת המידע (למשל ביחס לנתוני חשבון של משתמשי המערכת), נטפל בבקשה ישירות.

לפרטים נוספים על אופן העיבוד, מטרותיו והבסיס החוקי לו, ראו את מדיניות הפרטיות.

כאשר אנו מבצעים בקשת מחיקה, אנו מבחינים בין מידע הנמחק לבין מידע שאנו מחויבים לשמור על פי דין:

מידע הנמחק

• פרטי קשר ופרטים אישיים שאינם כפופים לחובת שמירה (כגון העדפות, פרטי התקשרות שיווקיים).
• תוכן שנוצר על ידי המשתמש ואינו חלק מרשומה רפואית או חשבונאית הכפופה לשמירה.
• הסכמות שיווקיות ורישומי דיוור ישיר, עם החזרה מהסכמה או בקשת הסרה.
• נתוני חשבון משתמש פעיל (אישורי גישה, פרופיל) בכפוף לסגירת החשבון.

מידע הנשמר על פי דין

• מסמכים חשבונאיים ומסמכי מס — לתקופת השמירה הקבועה בדיני המס וניהול הספרים בישראל.
• רשומות רפואיות ותיעוד טיפול — לתקופות הקבועות בחובות שמירת הרשומה הרפואית החלות על המרפאה.
• רישומי ביקורת (audit logs) הנדרשים לצורכי אבטחה, אכיפה ועמידה בדרישות הדין — נשמרים כבלתי ניתנים לשינוי.
• מידע הדרוש להוכחת זכות, הגנה מפני תביעה או עמידה בצו של רשות מוסמכת.

אנו משתדלים לאשר קליטת כל בקשה בהקדם, ולספק מענה ענייני בתוך **30 ימים** ממועד קבלת בקשה תקינה ומאומתת. במקרים מורכבים, או כאשר נדרש מידע נוסף לאימות זהות המבקש, נעדכן את המבקש על כך בתוך אותו פרק זמן ונפעל להשלמת הטיפול בהקדם האפשרי.

ביחס למידע הכפוף לחובת שמירה על פי דין, המחיקה תושלם רק בתום תקופת השמירה החלה. עד למועד זה המידע מבודד ואינו משמש לתפעול שוטף.

ניתן להגיש בקשה בשתי דרכים:

• **בדוא‟ל:** שליחת בקשה כתובה לכתובת privacy@clinicaos.co.il. נא לציין בבקשה את סוגה (עיון, תיקון, מחיקה, חזרה מהסכמה או סגירת חשבון) ופרטים מזהים סבירים לצורך איתור המידע.
• **במערכת:** משתמשים מחוברים יכולים להגיש בקשה דרך נקודת הכניסה הייעודית בהגדרות החשבון במערכת.

לאחר קבלת הבקשה נאמת את זהות המבקש וסמכותו, ונפעל בהתאם לתהליך המתואר בדף זה. לבירורים נוספים בנושאי פרטיות ניתן לפנות אלינו בכל עת.